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关于进一步加强招标与采购内部控制的通知

发布时间:2021-01-29 14:54:39 来源:中国地震局规划财务司
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中震函〔2020〕157号

各省、自治区、直辖市地震局,各直属单位,机关本级:

  招标与采购是内部控制的重要内容,也是极易滋生腐败,存在廉政风险、经济风险和法律风险的关键领域。针对近年来检查中发现的采购主体责任落实不到位、采购预算编制不合理、采购方式不规范、采购程序不合规、采购指标设定不科学、自行采购风险隐患多等问题,为进一步规范地震系统招标与采购活动,切实解决存在的问题及防范风险,全面提升招标与采购内部控制水平,特通知如下。

  一、完善制度流程设计

  各单位要贯彻落实《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》等文件要求,完善招标与采购的制度建设和流程管控。要制定单位自行采购管理办法和招标与采购内部控制相关制度,明确单位内部相关部门在招标与采购工作中的职责与分工,建立健全招标与采购全过程尤其是招标文件编写、代理机构选用、评审专家选用、履约验收等关键环节的工作程序及监督机制,完善制度、细化流程,提高制度可操作性。要明确单位岗位职责,特别是明确采购执行、监督、验收等职能的岗位界限,严格执行不相容岗位分离,形成部门间的相互制约、岗位间的相互制衡机制,严格执行轮岗交流制度。要树立风险防控意识,针对招标与采购内部控制清单中关键环节和风险点,明确责任部门,落实防控措施,加强风险防控。

  二、加强采购预算管理

  各单位要加强招标与采购预算编制和实施计划管理,做到“无预算不采购、有预算不超支”。要以单位细化年度预算为依据,编制本年招标与采购预算及采购计划,明确资金来源、采购品目、采购方式、计划采购时间等关键内容。要规范招标与采购审批程序,做到无计划不采购。要严格按照财政部《关于开展政府采购意向公开工作的通知》要求,在广泛市场调研基础上编制采购需求,并在政府采购活动前30日公布政府采购意向。

  三、规范招标与采购文件编制

  各单位要扎实做好招标与采购文件编制工作。要加强采购需求调研,合理确定采购需求。除单一来源外,调研涵盖至少3家不同的品牌或技术路线市场反映良好的供应商。要合理选择采购方式。不得将必须公开招标的项目化整为零或以其他方式规避招标;公开招标数额标准以上的项目,确需采用非公开招标方式的,严格按规定程序审批。要确保招标与采购文件不含有倾向性或指定性的描述、暗示和排他性条款,不得以不合理条件对供应商实行差别待遇或歧视性待遇;不得设定最低限价;不得有妨碍招标与采购公平竞争的规定。涉及技术复杂、采购金额大的招标文件,要组织技术、财务、法律方面的专家对标书进行论证。

  四、严格招标与采购公告和资格审查

  各单位要加强招标与采购信息公开和资格审查力度,营造公平竞争环境。要严格按照招投标及政府采购有关法规规定的渠道及时间发布招标或采购公告,避免招标与采购信息发布不广泛造成竞争不充分或暗箱操作违规行为。要严格审查投标单位资格和征信情况。重点检查各投标人与招标人是否存在影响公正利害关系,是否存在禁止参加投标的关联企业或不得参加同一项目或标段的关联供应商。检查投标人是否被列入“信用中国”失信被执行人名单、企业经营异常名录、政府采购严重违法失信名单以及“中国政府采购网”政府采购严重违法失信行为记录等名单。对存在上述情况的严格按相关规定处理。

  五、加强评标过程监督

  各单位要加强和规范评标过程管理,及时制止不合理、违规的评审操作。要规范采购人代表行为。采购管理部门及监督审计部门人员不得作为采购人代表参与评审工作,委派的采购人代表不得担任评审小组组长,不得向评审专家作倾向性、误导性的解释或说明。要加强对代理机构的管理。各单位择优选取2家及以上的代理机构,可采取“一事一签”的方式与代理机构签订书面代理合同,明确代理机构的责任。建立健全代理机构的评价机制,实行“一年一评价”,对履责不力、存在违规违法行为的应及时终止委托。不得借委托给代理机构之名推卸责任。除国家规定情形外,各单位不得以任何理由组织重新评审,不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等改变评审结果。要监督自行采购项目评审专家选取。合理确定评审人员组成,主要监督与投标人有利害关系的专家是否进入评标委员会,评标委员会成员的名单在中标结果确定前是否透露给供应商。

  六、规范合同管理

  各单位要加强合同管理,规范合同审批,强化合同执行监督,降低履约风险。要严格按照招标与采购文件和中标(成交)供应商的投标(响应)文件约定和承诺事项,在30日内签订采购合同,政府采购合同2个工作日内进行合同公告。要确保合同要素(如时间、地点、签订人、授权代表、付款条件等)齐全。要规范使用合同专用章,不得以单位章、部门章代替合同专用章。合同执行过程中的内容变更、金额变更必须履行审批程序,不得通过签订补充协议、洽商变更等方式变相扩大采购规模,确需增加的不得超过原合同额的10%。要严格按照合同约定的付款条件及进度付款,工程类项目原则上采取分期支付的方式,首付款一般不能超过合同金额的30%,规范履约保证金、工程质量保证金管理,履约保证金比例不超过合同额的10%,工程质量保证金不高于工程价款结算总额的3%,避免恶意拖欠。

  七、强化履约验收管理

  各单位要充分认识履约验收管理的重要性和必要性,切实加强招标与采购活动的结果管理,保证采购质量。要建立健全招标与采购履约验收制度,保障所有招标与采购项目应验必验。要规范合同验收程序,项目负责人不得作为验收组组长,必要时邀请第三方机构参与验收。要加强验收后续工作,招标与采购项目验收通过后,基本建设类项目及时编报竣工财务决算并暂估转固,仪器设备类项目及时转固。

  八、加强采购档案管理

  招标与采购过程及合同执行中的各类文件和资料,决策意见、会商意见(包括音视频资料)等纳入档案,不得伪造、变造、隐匿或者销毁归档文件。各单位要明确项目档案归口管理部门,负责项目档案全过程的搜集整理及归档。

  九、夯实单位主体责任

  要落实各单位党组(党委)招标与采购管理的主体责任和纪委监督责任。各单位主要负责人是招标与采购管理的第一责任人,对单位的招标与采购负总责,单位各部门各负其责、协同推进。要完善采购需求部门、采购管理部门、业务(项目)主管部门、审计职能部门共同参与的招标与采购工作机制。审计职能部门要实质性参与招标与采购的关键环节,加强风险管控。要加强专业人才队伍建设,通过地震系统网络学习平台和现场培训、专业机构培训等渠道建立采购工作人员定期学习机制,加强采购工作人员业务培训和交流,提高履职能力。要推进招标与采购信息化建设,实现招标与采购的全流程一体化管理,提高招标与采购的效率效果。

  中国地震局将持续对地震系统招标与采购工作情况进行监督检查,督促责任落实,不断提高招标与采购管理规范化、精细化、科学化水平。

  附件:中国地震局招标与采购内部控制清单

  中国地震局  

  2020年11月12日

相关文档:解读:《中国地震局招标与采购管理办法》和《关于进一步加强招标与采购内部控制的通知》

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